Varför måste jag skicka e-faktura?
Sedan 1 april 2019 är det lag på att fakturor till offentlig sektor (kommuner, regioner och myndigheter) måste vara e-fakturor. Pappersfakturor eller PDF-fakturor via mejl accepteras inte.
Vilka uppgifter behöver jag vid e-fakturering?
Fakturamottagaren ska alltid uppge:
- GLN-nummer
- Organisationsnummer
- Referensnummer
Vad är ett GLN-nummer?
GLN (Global Location Number) är ett unikt nummer som identifierar rätt mottagare i e-fakturasystemet.
Varför är GLN viktigt?
Kommuner och regioner har ofta många olika enheter. GLN-numret gör att fakturan hamnar rätt.
Hur hittar jag GLN-numret?
- Fråga fakturamottagaren direkt.
- Sök i GS1 Swedens register över GLN-nummer.
Hur kan jag skicka e-fakturor?
- Via bokföringsprogram (t.ex. Fortnox, Visma, Bokio, Speedledger).
- Via fakturaportal (t.ex. InExchange, Visma Proceedo, Fakturaportalen). Bra om du skickar få fakturor.
- Via PEPPOL-nätverket – en EU-standard som många kommuner använder.
Hur skickar jag en e-faktura rent praktiskt?
- I bokföringsprogram: välj ”e-faktura” som format.
- I portal: registrera dig och fyll i fakturauppgifterna manuellt.
- Via PEPPOL: använd en tjänst som är ansluten till nätverket.
Varför tar vissa emot PDF-fakturor?
Trots lagen händer det ibland att kommuner/regioner fortfarande tar emot PDF-fakturor. Vanliga orsaker:
- De har inte infört e-fakturasystem än.
- De gör undantag för vissa leverantörer.
- De konverterar PDF till e-faktura internt.
Utgå alltid från att e-faktura krävs. Kontrollera med mottagaren.
Är e-faktura via mejl samma sak?
Nej. Om mottagaren säger att de tar emot ”e-faktura via mejl” menar de egentligen en PDF-faktura. Det är inte en riktig e-faktura.
Var kan jag få hjälp?
- Fråga mottagaren direkt.
- Kontakta Författarcentrum Öst om du behöver stöd.